会議室予約/利用証発行システム

近年、公共施設の会議室予約をオンライン化する動きが加速しています。

岐阜県のある公共施設様から、会議室予約システム開発のご相談をいただきました。

この施設では会議室だけでなく、大きなホールまでレンタルすることができます。

従来の電話や窓口での予約受付は、担当者の負担が大きく、利用者にとっても不便でした。

そこで、Web上でリアルタイムに予約状況を確認し、空いている日時や部屋を簡単に予約できるシステムを開発しました。

システムの特徴

リアルタイムな予約状況表示

Web上に各部屋の予約状況をリアルタイムで表示することで、利用者は空いている日時や部屋をすぐに確認し、予約することができます。

利用許可証の自動発行

これまで手書きで作成していた利用許可証を、システムが自動でPDFとして発行するようにしました。

これにより、担当者の負担軽減と業務効率化を実現しました。

予約管理機能

管理画面では、誰がいつどこを予約したのかを確認できるだけでなく、予約金額やオプション備品などの情報も一元管理できます。

請求書発行機能

予約情報に基づいて、請求書を自動で発行することができます。

カスタマーサポート機能

利用者からの問い合わせがあった際に、利用許可書番号や氏名、電話番号などの情報から瞬時に予約内容を表示し、カスタマーサポートに活用することができます。

オリジナルシステム開発のメリット

既存の会議室予約システムでは、施設独自のルールや特殊な条件に対応できない場合があります。

オリジナルでシステムを開発することで、細かい要望にも対応し、施設の運用に最適なシステムを構築することができます。

まとめ

公共施設の会議室予約システムを導入することで、利用者の利便性向上、担当者の負担軽減、業務効率化などの効果が期待できます。

施設の規模やニーズに合わせて、最適なシステムを検討しましょう。